En kontorassistent og bogholders betragtninger

Efter at have arbejdet som kontorassistemt og bogholder på byggesager i 5 år, er vi nu begyndt at bruge Chartek. Jeg må blot konstatere, at Chartek har gjort vores arbejdsgange meget enklere, mere effektive, transparente og på den måde fået os til at fremstå langt mere professionelt.

Lad mig komme med nogle eksempler:

Den samlede kommunikation

Al kommunikation med bygherre/kunde foregår i Chartek. Jeg har tidligere brugt ufatteligt mange timer på at søge i fratrådte medarbejderes mailboxe efter mails på forskellige sager.

F.eks:

• Aftaler der er indgået mellem kunden og den enkelte byggeleder
• Forskellig dokumentation
• I forbindelse med tvister til brug i retssager
• Tilsendte dokumenter der ikke er blevet arkiveret

Sådan afhjælper Chartek dette

Vi informerer kunden/bygherre om at skriftlig kommunikation foregår via chatten og at denne besvares inden for normal arbejdstid. Således afhjælper det også at projektlederne bliver kontaktet på SMS/telefon om aftenen og i weekenderne.

På den måde ligger al skriftlig kommunikation på projektet, hvilket også gør os mere “robust” hvis den ansvarlige byggeleder på projektet holder ferie eller er syg. Så kan en kollega uproblematisk tage over og han/hun kan se hvad der tidligere er skrevet. Det skaber transparens at alle involverede har adgang til kommunikationen, og alle ved præcis hvad der er aftalt, skrevet og lovet - samt af hvem.

Fakturering

Ved fakturering af både ratefakturaer og især fakturering af ekstraarbejder har info skullet hentes i store og til tider uoverskuelige Excelark. Det er både meget tidskrævende og der kan opstå fejl, hvis ikke data er opdateret, samtidig med det kan være svært at gennemskue de enkelte poster og hvornår de skal faktureres.

Sådan afhjælper Chartek dette

Det er gjort meget synligt i Charteks faktureringsmodul hvornår en rate eller et ekstraarbejde er klar til fakturering. Samtidig er alle informatioener vedr. den enkelte faktura tilgængelige i Chartek, så de nemt kan kopieres over på fakturaen.

Struktureret og ensartet arkivering

Jeg har skullet finde og samle alle tegninger/fakturaer/tilladelser og mange andre dokumenter fra vores gamle sager på vores fællesdrev. Det var et meget tidskrævende og til tider frustrerende arbejde.

Der har gennem de sidste ti år været flere medarbejdere involveret, så selvom vi havde en rimelig struktureret opbygning, blev der arkiveret forskelligt og til tider meget mangelfuldt. Specielt slemt var det i tilfælde hvor en ny medarbejder havde overtaget et projekt, hvor der ofte manglede sammenhæng i hvor dokumenter var arkiveret.

Sådan afhjælper Chartek dette

Under hver fane er der defineret hvilke dokumenter der skal arkiveres hvor. F.eks. er der under fanen kontrakt defineret felter til de dokumenter der altid hænger sammen med kontrakten, og så fremdeles med de andre faner. Derfor bliver alle dokumenter arkiveret lige præcis hvor de hører til, samtidig med at alle medarbejdere arkiverer på samme måde.

Dette gør det også synligt hvis der mangler at blive indhentet dokumenter eller rapporter. Da feltet hvor det enkelte dokument skal arkiveres jo vil være tomt, så Chartek virker samtidig som en tjekliste for alle de dokumenter der hører til et byggeprojekt.

Indhentning af D&V

At indsamle D&V materiale i forbindelse med aflevering af et projekt, kan være meget tidskrævende. Det er ikke altid den enkelte UE'er er hurtig til at få fremsendt de efterspurgte dokumenter, hvorfor der kan gå flere uger før alt materialet er samlet.

Sådan afhjælper Chartek dette

Når et materiale bliver aktiveret i Chartek får det samtidig tilknyttet D&V, monteringsvejledninger og andre relevante informationer. Derfor gøres alt dokumentation i forbindelse med aflevering automatisk tilgængeligt for kunden.

Det forkromede overblik

Tidligere har administrative medarbejdere ikke altid været informeret om den specifikke status på hvert enkelt projekt. Når et projekt køres i Chartek, har man hele tiden adgang til alle oplysninger så man ikke er afhængig af at skulle spørge kollegaer til aktuel status og progression.

Det har på mange måder gjort mit daglige arbejde mere smidigt.